Multitasking vs üks tegevus korraga ja 5 nippi, kuidas planeerida oma aega

Moodne sõna see 'multitasking'. Enamus teab, et see pärineb inglise keelsest sõnast ja tähendab mitme asja tegemist ühel ja samal ajal.


Näiteks saad juua kohvi ja kuulata, mida kolleeg räägib. Juua kohvi ja vaadata üle oma päevaplaani või surfata meilides. Juua kohvi ja mõtiskleda millegi üle. … Või juua kohvi, kuulata tähelepanelikult kolleegi, surfata sotsiaalmeedias või sirvida ajakirja, vastata möödaminnes sissetulnud meilile - kõike samaaegselt?


Kuidas sina jõuad oma lõputute töiste tegemistega ühele poole? Kas harrastad 'multitaskingut' või teed ühe tegevuse korraga?


Korraga saab teha vaid kahte tegevust!

Korraga saab teha vaid kahte tegevust - ühe füüsilise tegevuse, mis on õpitud ja ühe mõistusega tehtava tegevuse. Kui kohvi jood, siis sa ei mõtle, et: „Nüüd tõstan tassi oma suu kohale. Kallan kohvi suhu ja neelan selle alla“. Ega ju? See on varem õpitud ja automaatne tegevus ning seetõttu saadki samal ajal oma mõistust kasutada või kedagi kuulata. Sa ei saa mitte kunagi mõelda kahte asja korraga. Alati on üks mõte korraga ning sellele järgneb uus mõte. Proovi mõelda ühel ja samal ajal sõnadele vihm ja päike. Pole võimalik. Sellest võib aga tekkida sinu kujutluses sümbioos. Paned sõnad kokku ja ütled mõttes näiteks - äike :)


Harrastades 'multitaskingu' lähenemist oma töistes tegemistes, hüppad ühelt tegevuselt teisele. Nii võib kiirelt tekkida tunne, et liiga palju on vaja teha ühel ja samal ajal. Nokitsedes natuke ühe projekti kallal ja siis teise projektiga, on mõlemad poolikud. Iga kord kui hakkad ühte või teist tegema, pead taas mõtlema, kus ma pooleli jäin, mida järgmisena teha tuleb, mida veel teha vaja jne. Nii kulub mitme projekti tegemisele üheaegselt mitu korda rohkem aega kui teeksid ühe asja korraga lõpuni või planeeriksid oma aega.


Õpi olema oma aja ja tegevuste peremees!

Lõpeta 'multitaskingu' kasutamine, selleks, et võita aega ja olla efektiivsem ning tulemuslikum.


Hakka oma aega planeerima


  1. Otsusta, millal sa ühe või teise projektiga või tegevusega tegeled ning pane aeg selle tegemiseks oma kalendrisse kirja.

  2. Otsusta ära ka see osa, kui kaua sa plaanid sel ajahetkel tegeleda antud teemaga. Kas 20, 30 või 40 minutit?

  3. Sõnasta eesmärk, mida sa broneeritud aja jooksul tahad saavutada.

  4. Veendu, et ettevalmistustööd on tehtud.

  5. Eemalda segavaid faktorid.

Selleks, et saada oma aja peremeheks tuleb hakata oma aega planeerima erinevate tegevuste tegemiseks ja kalendrisse kirja panemiseks. Sama tähtis on ka ajalise hulga planeerimine konkreetseks tegevuseks.


Eesmärkide sõnastamine annab selge sihi kuhu poole liigud, mis vajab tegemist ning suurendab tulemuslikkust. Kui tead, mida teed, mis tehtud peab saama, siis tulemuste saavutamine on loomulik asjade kulg.


Enne kui tööga pihta hakkad, veendu, et sul oleks olemas kõik vajalikud tehnilised vahendid (paberid, pliiatsid, arvuti või nt printimise võimalus, jne). Nende inimeste kontaktnumbrid, kellega on antud tegevuse sooritamisel ühendust pead võtma. Vajalikud dokumendid, väljavõtted, erialane kirjandus. Kui eeltöö on tehtud, siis tegevusega pihta hakkamine on poole kergem ning asjad saavad kiiremini tehtud. Sel viisil ei pea enam kulutama aega tausta andmete või tehniliste vahendite otsimisele, vaid saad keskenduda tegevuse sooritamisele.


Segavaid faktoreid meie ümber on palju. Seetõttu on oluline, et need eemaldaksid ja saaksid planeeritud ajal keskenduda oma eesmärgi täitmisele. Keera maha helinad, pane oma töölauale sildike „Palun mitte segada“. Eelneva kokkuleppe saad ära teha, et sind ei tülitataks kui vastav silt laual, nende inimestega, kes sel ajal võivad oma teemadega sinu jutule tulla.


Kasuta projektile või konkreetsele tegevusele planeeritud aega maksimaalselt. Hoia siht selge, keskendu, tegutse. Kui kord oled juba alustanud, siis ära lõpeta enne, kui eesmärk täidetud või broneeritud aeg läbi. Kui ei jõudnud lõpuni, siis fikseeri selgelt ära, kuhu pooleli jäid ning broneeri uus aeg oma kalendris.


Näide


Aja planeerimise meetodit asjade tegemiseks on võimalik kasutada ka kõige lihtsamate asjade tegemiseks nagu näiteks e-postis meilide haldamiseks tööpäeva alustades.


Planeeri endale näiteks kella 8:30st 15 minutit meilide lugemiseks. Ära hakka nende meilidega tegelema, vaid selekteeri need erinevatesse kaustadesse ja pane kalendrisse ajad külge, millal sa sellega tegelema hakkad.


Isegi kui on mingi eriti kiireloomuline teema, siis kasuta oma 15 minutit ülevaate saamiseks ja ajagraafiku tegemiseks. Selliselt tegutsedes, sa mitte ei kuluta aega vaid muutud efektiivsemaks. Kui sa ei hüppa ehk ei reageeri koheselt, et tegeleda kiireloomulise meiliga, siis kindlustad selle, et sa ei pea taas otsast alustama ülevaate saamiseks oma meilboxist.


Kokkuvõtteks kolm soovitust:


1. Lõpeta 'multitaskingu' kasutamine kui tegeled oluliste tööülesannetega. 2. Planeeri oma tegevusi teadlikult ajalises mõõtmes koos eesmärkide püstitamisega. 3. Õpi oma aega planeerima!

COACH TEILY ALLAS
  • Facebook
TEL 58162231  
teily.allas@gmail.com